Как да управляваме времето, за да бъдем по-ефективни на работното място

по ирония на съдбата, управлението на времето е проблем, с който всички се сблъскваме, но нямаме време да се справим. Въпреки това, изразходването на малко време, анализиращо как „прекарваме“ времето си и мислим как да бъдем по-ефективни, е нещо, което си струва да се направи. Управлението на времето е по-ефективно, но това е проблем, с който трябва да се сблъскаме.

В края на краищата времето минава. И колкото повече време минава, без да се заемем с проблема, толкова повече време ще загубим, колкото повече енергия ще загубим, толкова повече възможности ще оставим. Ето защо от съществено значение е да анализираме нашия начин на управление на времето, за да приложим необходимите промени. 

21 съвета за управление на времето и по-голяма ефективност

Управлението на времето е сложен въпрос, който варира от увеличаване на производителността до балансиране на работата и семейния живот, избягване на прегаряне, създаване на добри навици или установяване на дългосрочни цели, наред с други въпроси. Планирането и приоритизирането са основите, за да поемем контрола над нашето време и нашия живот, независимо от нашата професия. Автор Йори МакКей предлага 21 стратегии за ефективно управление на времето.

Разберете къде върви времето ви

Управлението на времето не е за потушаване на страха от загуба на време. Става дума за разбирането на мощните ползи от разумното използване на нашето време, обяснява Маккей. Оттук и първите съвети и стратегии:

1. Разберете защо управлението на времето е важно. Управлението на времето не е задушаване на страха от загуба на време. Става дума за разбирането на мощните ползи от разумното използване на нашето време.

2. Бъдете реалистични за това, колко работа можете да направите за един ден. Можем да мислим за време като ресурс, от който просто се нуждаем от повече, но повече време не означава по-продуктивно време. Най-простата форма на управление на времето е да планирате кога и къде ще работите.

3. Открийте къде губите време. Колкото повече разбирате как прекарвате деня си, толкова по-впечатляващи ще бъдат вашите усилия за управление на времето.

4. Задайте дневни цели и предупреждения за това как прекарвате времето си. След като прегледате как прекарвате времето си, можете да започнете да правите промени ежедневно.

5. Създайте сутрешна рутина, която ви мотивира. Добро утро рутинно може да ви подготви за продуктивен и смислен ден на работа, тъй като ви дава възможност да започнете с положителен импулс, от който ще се възползвате през останалата част от деня.

6. Отказ от многозадачност. Проучванията показват, че е невъзможно хората да се концентрират върху повече от една задача едновременно. Когато откриете, че губите фокус, спрете и напишете това, което мислите, преди да се върнете към задачата.

Дайте приоритет на значима работа и делегирайте останалото

След като разберем къде върви времето, трябва да решим какво да (и не трябва) да посветим нашето време, обяснява Маккей. За това:

7. Отделете спешната от важна работа. Разграничаването на това, което е спешно от това, което не е, и това, което е важно, или това, което не е, ви помага да дадете приоритет на времето си и да изготвите календар, който ви позволява да правите по-важна работа и по-малко от това, което не е важно..

8. Определете приоритетите без милост. Изберете основните цели и се съсредоточете върху тях.

9. Използвайте правилото 30X, за да делегирате повече задачи. Макей предлага да следва правилото, предложено от Рори Ваден, което предлага да дадем 30 пъти повече време, което ни отнема, за да изпълним задача да обучим някой друг да го направи. Като отделите време за делегиране и обучение на друг човек ви дава нетна печалба от 1100 минути годишно. Или, както казва Ваден, увеличението на ROTI с 733% (възвръщаемост на изразходваното време).

10. Вземете "не" във вашия речник. Според статия от университета в Чикаго и публикувана в Вестник на изследванията на потребителите, казвайки "Аз не" нещо, вместо "Не мога", позволи на участниците да се разделят от нежеланите ангажименти много по-лесно.

Създайте ефективен дневен график

След като това е направено, време е да се изработи график ефективно управление на времето.

11. Задайте графици, а не крайни срокове. Макей прибягва до съвета на Джеймс Клийн. Вместо да си давате краен срок за постигане на определена цел (и след това да се чувствате неуспешен, ако не успеете), изберете цел, която е важна и след това задайте график за работа..

12. Програмирайте с времето, а не със задачи. Вземете големи задачи и ги разделете във времеви сесии. Като организираме деня, като планираме времето вместо домашното, преминаваме от управление на графика си около непозната дата (задача) на известно време.

"Календарът е ограничен; Има само определен брой часове на ден. Този факт става ясен в момента, в който се опитваме да поставим нереално число неща в ограничено пространство ". 

-Питър Брегман-

13. Планирайте времето за прекъсвания и прекъсвания. Нужно ни е време за почивка и да предположим, че ще има прекъсвания. Да не се брои, е хаотично. Прекъсванията пристигат или телата ни ни казват, че трябва да направим почивка. Ако не сме разчитали на него, когато това се случи, внезапно ще се сбъдне нашата идеално формулирана програма.

14. Отделно време производител време мениджър. Много е лесно да се запълнят с административни задачи и да не се оставя достатъчно време за значима работа. Едно нещо е правя и друго управлявам.

15. Дейности партида през седмицата. Групирайте подобни дейности и се възползвайте от инерцията, която получавате, когато започнете. Прилага Първия закон на движението на Нютон към производителността: "Обект в движение, остава в движение".

Използвайте местоположението в своя полза, за да управлявате времето

Вашият календар или график не са единствените инструменти за управление на времето, които имате. Mackay предлага някои начини, които можете да използвате на работното място, които могат да повлияят на начина, по който работите.

16. Тествайте метода Пуканки на работното място да отключите времето си. Промяната на работното място през деня може да бъде отличен начин за поддържане на мотивацията и производителността. Тази техника Joel Runyon работи по следния начин:

• Запишете всички задачи, които трябва да направите днес.
• Разделете този списък на 3 равни части или на три групи (партиди, видени в съвета 15).
• Изберете 3 различни места за всяка партида работа.

17. Работете с естествения енергиен цикъл на тялото. Работете като правите най-доброто за вас, така че не само да мислите за управлението на времето си, но и за енергията си.

Защитете времето си

Никога няма да има недостиг на неща, които да се опитат да заемат времето ви. Ето защо трябва да я защитите, за да не го използвате по грешен начин. Mackay предлага тези съвети, за да го постигне:

18. Използвайте стратегическа мързел да работим по правилните неща. Понятието "стратегическа мързел" се отнася до приоритизиране на работата и задачите, които са важни и позволяват да бъдем мързеливи, в които те нямат значение.

"Нищо не е по-малко продуктивно от това да се направи по-ефективно това, което изобщо не трябва да се прави".

-Питър Дракър-

19. Автоматизирайте фокусирано необоротното време през целия ден. Важно е да се гарантира, че вашите фокусирани работни сесии се развиват гладко. За това е важно да се предпазите от отвличане на вниманието. Има инструменти, които ви помагат да комуникирате с другите, че не сте автоматично достъпни. Ако не, можете да потърсите начини да оставите другите да знаят, че сте в работен момент, в който не можете да бъдете притеснен.

 20. Използвайте метода Ivy Lee, за да завършите деня правилно. Айви Лий предложи тази проста петдневна рутина да постигне максимална производителност:

• В края на всеки работен ден напишете шестте най-важни неща, които трябва да постигнете утре. Не пишете повече от шест задачи.
• Дайте приоритет на тези шест елемента по ред на важност.
• На следващия ден се концентрирайте само върху първата задача. Работете, докато не завършите първата задача, преди да преминете към втората задача.
• Бъдете по-близо до останалата част от списъка по същия начин. В края на деня преместете недовършените елементи в нов списък от шест задачи за следващия ден.
• Повторете този процес всеки работен ден.

21. Не забравяйте ползите от свободното време. Управлението на времето не означава само работа. За да намерим баланс в трудовия живот, който ни държи здрави и щастливи, трябва да се погрижим да оставим време за почивка, релаксация и социализация.

Управление на времето и по-голяма производителност е предизвикателство в рамките на всеки. Трябва обаче да сме наясно, че трябва да спрем и да мислим за това, което правим, как го правим и какво наистина искаме да постигнем. Това не означава непременно работа, да не говорим за завършване.

Прекарайте времето, което ви е нужно, за да анализирате рутинните си действия и да преосмислите задачите си. С тези инструкции, за да управлявате времето, ще бъде много по-лесно да се справите с работата си или с обучението си и да получите по-добри резултати.

Трите фази на висока производителност, според Manuel Coloma Високата производителност не е концепция, ограничена до елитни спортисти или големи бизнес мъже / жени. Всички ние можем да се стремим да бъдем високопроизводителни хора, защото всички можем да станем много повече, отколкото сме сега, много повече, отколкото можем да си представим. Прочетете повече "